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Digitalizar los pedidos a proveedores en hostelería
En la mayoría de restaurantes el pedido sigue viajando por WhatsApp, llamadas y notas de papel. Funciona hasta que crece el volumen: entonces aparecen errores de referencia, dobles pedidos y discusiones de albarán.
El coste oculto del pedido informal
- Tiempo del responsable de sala o cocina dedicado a perseguir confirmaciones.
- Errores de referencia y cantidades que acaban en merma.
- Falta de histórico para negociar precios con el proveedor.
- Descuadres entre albarán y factura detectados semanas después.
Qué cambia con un flujo digital
El catálogo del proveedor está siempre actualizado, el pedido se confirma con trazabilidad y el histórico queda disponible para analizar consumo por local, familia de producto y temporada.
Plan de implantación en cuatro semanas
- Semana 1: inventario de proveedores y de referencias reales que se piden.
- Semana 2: alta del catálogo y de los usuarios por local y rol.
- Semana 3: piloto en un local con los tres proveedores principales.
- Semana 4: extensión al resto de locales y retirada del canal informal.
Cómo conseguir que el equipo lo use
La adopción depende de que pedir sea más rápido que escribir un WhatsApp. Plantillas de pedido habitual, favoritos y repetición del último pedido son las funciones que más se usan en el día a día.
Indicadores a vigilar
- Porcentaje de pedidos realizados por canal digital.
- Incidencias de entrega por cada cien pedidos.
- Tiempo medio dedicado a pedidos por semana.
- Desviación entre pedido, albarán y factura.